Proforma-Rechnung erstellen
Eine vorläufige Rechnung vor Versand oder Arbeitsbeginn.
Eine Proforma-Rechnung zeigt dem Käufer, wie die endgültige Rechnung aussehen wird – Positionen, Preise, Versand und Lieferbedingungen –, bevor etwas verschickt wird. Sie wird oft für Vorkasse, Zollformalitäten oder interne Freigaben gebraucht und ist klar als keine Rechnung im steuerlichen Sinne gekennzeichnet.
Eine Proforma-Rechnung zeigt dem Käufer, wie die endgültige Rechnung aussehen wird. Sie ist klar als „keine Steuerrechnung“ gekennzeichnet.
So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung
- Tragen Sie Ihr Unternehmen, den Käufer und die Lieferadresse ein.
- Geben Sie Gültigkeit und Zahlungsbedingungen an.
- Ergänzen Sie Versandangaben: Versandart, Lieferbedingungen (z. B. Incoterms) und voraussichtlichen Versand.
- Erfassen Sie die Waren mit Menge und Stückpreis sowie MwSt. und Fracht.
- Laden Sie das PDF für Vorkasse, Akkreditiv oder Zollabfertigung herunter.
Was in eine Proforma-Rechnung gehört
- Die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ und eine Referenznummer
- Die Daten von Verkäufer und Käufer
- Positionen mit Mengen, Preisen und Gesamtsumme
- Versandart, Lieferbedingungen (z. B. Incoterms) und voraussichtlicher Versandtermin
- Wie lange das Angebot gilt
- Ein Hinweis, dass es keine Rechnung im steuerlichen Sinne ist
Wann eine Proforma-Rechnung sinnvoll ist
Verwenden Sie eine Proforma-Rechnung, wenn der Käufer vor Abschluss des Geschäfts ein Dokument braucht – um die Zahlung vorzubereiten, eine Einfuhrgenehmigung zu beantragen oder intern freigeben zu lassen. Nach Versand oder Leistung stellen Sie die endgültige Rechnung aus.
Fragen zu: Proforma-Rechnung
Nein. Sie ist ein Angebot in Rechnungsform, keine Steuerrechnung und keine Zahlungsaufforderung. Die endgültige Rechnung stellen Sie nach dem Verkauf aus.
Für Vorkasse vor dem Versand, für Zoll und Einfuhrgenehmigungen oder damit der Käufer die Finanzierung vorbereiten kann.
Sie regeln, wer die Transportkosten trägt und wer während des Transports haftet – meist über einen Incoterm wie FOB oder DAP.